Chuyển sang vai trò quản lý đầu tiên của bạn



Học cách trở thành nhà quản lý thành công


Nếu bạn đang đọc bài viết này, rất có thể gần đây bạn đã có một vai trò mới và bạn sắp trở thành người quản lý lần đầu tiên. Xin chúc mừng!


Là một người quản lý mới, có thể bạn sẽ phải đối mặt với một số thách thức không quen thuộc, chẳng hạn như phát triển quy trình, đặt mục tiêu và ưu tiên cho nhóm của bạn và đảm bảo rằng mọi người đang làm việc hết khả năng của họ.


Bạn có thể cảm thấy lo lắng về kỳ vọng của người khác đối với bạn. Sếp của bạn sẽ mong đợi bạn ""chạm đất trong khi chạy"" (bắt đầu một việc gì đó với hứng khởi cao độ và hoàn thành nó nhanh chóng)? Các mục tiêu của nhóm bạn có quá tham vọng không? Bạn sẽ nhận được sự hướng dẫn và hỗ trợ nào?


Cho dù bạn là một chuyên gia dày dạn kinh nghiệm đang thực hiện quá trình chuyển đổi từ chuyên gia kỹ thuật thành người quản lý hay một người mới tuyển dụng vào ban lãnh đạo, việc chuyển từ quản lý bản thân sang quản lý người khác có thể khiến bạn cảm thấy quá sức.


May mắn thay, có rất nhiều điều bạn có thể làm để đi đúng hướng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét một số chiến lược và mẹo mà bạn có thể sử dụng để tạo nên thành công cho vai trò quản lý mới của mình.


Thành công với tư cách là người quản lý mới


Cho dù bạn đang quản lý một nhóm nhỏ hay toàn bộ bộ phận, mối quan tâm chính của bạn có thể đều giống nhau:


Liệu tôi vẫn có thể hoạt động tốt với tư cách là một cá nhân, đồng thời chịu trách nhiệm cho kết quả của những người khác?

Làm cách nào để đặt mục tiêu hiệu quả cho nhóm của tôi?

Liệu việc chuyển đổi từ "thành viên trong nhóm" thành "trưởng nhóm" có khiến tôi mất đi tình bạn của mình không?

Tôi đã có đủ những gì cần thiết để thúc đẩy người khác và giành được sự tôn trọng của họ?

Điều gì sẽ xảy ra nếu cả đội không thích tôi - hoặc không thích lẫn nhau?

Hãy cố gắng bước vào vai trò mới của bạn với góc nhìn của bạn. Giải quyết mọi quan niệm sai lầm về quản lý mà bạn có thể đang có trước khi bắt đầu và tập trung vào điều quan trọng nhất: xây dựng lòng tin và mang lại những điều tốt nhất trong nhóm của bạn.


Bước vào vai trò đó lần đầu tiên có thể cảm thấy khó khăn nhưng, với một chút chuẩn bị và lập kế hoạch, bạn sẽ không cảm thấy quá tải. Dưới đây là tám mẹo tốt của chúng tôi để trở thành một nhà quản lý xuất sắc.


1. Xác định vai trò của bạn

Trước tiên, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu rõ trách nhiệm, nhiệm vụ và mục tiêu của vai trò mới.


Bắt đầu bằng cách nghiên cứu mô tả công việc của bạn và sử dụng nó để phát triển một kế hoạch biến những mục tiêu đó thành kế hoạch có thể thực hiện được. Nếu nó mơ hồ hoặc viển vông, bạn có thể cần phải viết lại cho phù hợp.


Nói chuyện với sếp của bạn về trách nhiệm và mục tiêu chính của bạn, ghi chú lại những gì sếp nói. Nếu có thể, hãy nói chuyện với người đã giữ vị trí của bạn trước bạn. Trách nhiệm chính của người ấy là gì? Người ấy coi điều gì là mục tiêu quan trọng nhất của mình? Quay lại tin tuyển dụng hoặc các mô tả công việc cũ. Những trách nhiệm nào đã được liệt kê? Có bất kỳ mục tiêu nào được vạch ra không? Nếu có, chúng còn phù hợp không?


Cuối cùng, hãy nói chuyện với những người bạn sẽ quản lý. Họ thấy vai trò của bạn như thế nào? Họ cần loại chỉ dẫn nào?


Viết tất cả những điều này ra và đưa bản mô tả công việc bạn đã tạo cho sếp hoặc người cố vấn của mình để xem họ có đồng ý với nó hay không.


2. Làm việc với một người cố vấn

Khi bạn bắt đầu với một vai trò mới, sẽ rất hữu ích khi làm việc với một người cố vấn có thể cung cấp cho bạn phản hồi về hiệu suất của bạn và hướng dẫn bạn về các kỹ năng cụ thể bạn cần có để thành công. Anh ấy hoặc cô ấy có thể đưa ra lời khuyên và hướng dẫn vô giá trong vai trò mới của bạn, đồng thời nâng cao sự tự tin của bạn.


Để bắt đầu, hãy viết ra chính xác những gì bạn muốn đạt được từ người cố vấn. Ví dụ: bạn có thể muốn phát triển kiến ​​thức chuyên môn, làm việc khăng khít với một người có thể thúc đẩy và truyền cảm hứng cho bạn hoặc giúp bạn đưa ra ý tưởng mới.


Để tìm một người cố vấn, trước tiên hãy tìm trong tổ chức của bạn. Có bất kỳ nhà lãnh đạo cấp cao nào mà bạn muốn học hỏi không? Còn các nhà lãnh đạo trong mạng lưới rộng lớn hơn ở công ty thì sao?


Hãy nhớ rằng cố vấn là một mối quan hệ hai chiều. Bạn cần có một cái gì đó để cung cấp cho người cố vấn của bạn để đáp lại lời khuyên từ chuyên gia. Đó có thể là một góc nhìn mới mẻ về ngành, làm quen với các công nghệ mới, giới thiệu với các chuyên gia khác mà bạn biết từ các vai trò trước đây của mình hoặc, nếu anh ấy được lợi từ việc có một người cố vấn khi anh ấy mới bắt đầu, đó là cơ hội để đền đáp.


3. Xây dựng mối quan hệ tốt

Trở thành một nhà quản lý tuyệt vời không chỉ đơn giản là trở thành một nhà chiến lược xuất sắc hay một diễn giả truyền cảm hứng. Theo sách của Dale Carnegie Training, phần quan trọng nhất trong vai trò của một nhà quản lý là khả năng tạo ra mối liên hệ đích thực, giữa cá nhân với những người trong nhóm của mình.


Là một người quản lý, bạn không thể mong đợi trở thành bạn của tất cả mọi người. Trách nhiệm đầu tiên của bạn là trở thành một nhà lãnh đạo, và để làm được điều đó, bạn cần phải có cách tiếp cận cân bằng với các mối quan hệ. Bạn muốn có quan hệ tốt với nhóm của mình, nhưng bạn cũng cần phải là người hướng dẫn cho họ.


Hãy cởi mở với nhóm mới của bạn về kinh nghiệm kinh doanh trước đây và lý do bạn đảm nhận vị trí này, để lấy được lòng tin của họ. Đừng ngại chia sẻ những sai lầm bạn đã mắc phải trong quá trình thực hiện (miễn là chúng không quá nghiêm trọng!). Được xử lý một cách hợp lý, việc tiết lộ bản thân như thế này giúp mọi người hiểu bạn là ai, tại sao bạn ở đây và tại sao họ có thể tin tưởng bạn, điều này rất quan trọng nếu bạn muốn có một lực lượng lao động hạnh phúc và có động lực.


Kết nối với các thành viên trong nhóm bằng cách tôn trọng sự khác biệt của cá nhân họ. Họ có thể có các đặc điểm văn hóa hoặc thế hệ đa dạng, hoặc có mức độ kinh nghiệm khác nhau. Sử dụng sự đa dạng của họ để khuyến khích tinh thần thảo luận và tránh kiểu suy nghĩ theo nhóm.


4. Xác định và Truyền đạt các Mục tiêu

Nếu bạn đột nhiên nhận phụ trách một nhóm, sau nhiều năm được dẫn dắt bởi người khác, có thể bạn đang có đầy đủ các ý tưởng mới để cải thiện các phương pháp và quy trình của nhóm. Nhưng hãy cố gắng kiềm chế sự nhiệt tình này - ít nhất là trong một thời gian ngắn.


“Hội chứng chổi mới” - quét sạch mọi “lề lối cũ” ngay khi bạn đến - đảm bảo sẽ khiến mọi người quay lưng với bạn. Hãy dành một chút thời gian để hoàn thành vai trò của mình trước khi bạn thực hiện bất kỳ thay đổi lớn nào đối với cách hoạt động của nhóm. Quan sát hiệu suất của nó từ góc độ lãnh đạo và nói chuyện với mọi người về cách mọi thứ hoạt động.


Khi bạn đã ổn định, hãy viết điều lệ nhóm xác định những gì bạn sẽ làm. Tiếp theo, đặt mục tiêu hiệu suất cho từng người trong nhóm của bạn. Cân nhắc việc thực hiện một số mục tiêu dài hạn - những mục tiêu "kéo dài" khả năng của mọi người. Sử dụng Quản lý theo mục tiêu (MBO) để đảm bảo rằng những mục tiêu này phù hợp với những mục tiêu của tổ chức bạn.


Sau khi xác định một số mục tiêu có ý nghĩa cho nhóm của bạn, hãy theo dõi chúng thường xuyên.


Bạn cũng nên đặt cho mình một số mục tiêu cá nhân, bao gồm phát triển bất kỳ kỹ năng mới nào bạn cần để làm việc thành công hơn trong vai trò mới.


5. Hãy trở thành một hình mẫu tốt

Là một người quản lý, bạn cần lưu ý rằng nhóm của bạn sẽ nhìn vào bạn để làm gương về cách cư xử trong công việc. Nếu bạn muốn xây dựng hành vi của các thành viên trong nhóm, cải thiện hiệu suất và xây dựng thói quen tốt, bạn cần phải làm gương.


Bằng lời nói và hành động của bạn, hãy cho họ thấy rằng bạn sẽ thực hiện đúng như những gì bạn nói. Ví dụ: nếu điều quan trọng là tất cả mọi người phải xuất hiện cho các cuộc họp nhóm vào sáng thứ Hai, hãy đảm bảo rằng bạn không bao giờ bỏ lỡ một cuộc họp nhóm nào. Nếu bạn muốn mọi người bắt đầu tin tưởng lẫn nhau, hãy thể hiện sự tin tưởng bằng cách chia sẻ thông tin về bản thân bạn. Bằng cách đóng góp kiến ​​thức chuyên môn và thực hành những gì bạn nói, mọi người sẽ tin tưởng vào phán đoán và quyết định của bạn, đồng thời cảm thấy có xu hướng đi theo sự dẫn dắt của bạn hơn.


6. Cung cấp phản hồi kịp thời

Nhân viên của bạn không thể cải thiện nếu họ không biết họ cần phải làm gì. Và họ sẽ không có động lực trừ khi được bạn khen ngợi về sự chăm chỉ và thành công của họ trong suốt chặng đường. Đây là lý do tại sao những lời phê bình mang tính xây dựng và khen ngợi kịp thời là rất quan trọng. Nếu không có chúng, đội ngũ của bạn tinh thần sẽ đi xuống.


Cố gắng đưa ra phản hồi càng nhanh càng tốt. Điều quan trọng là phải tìm ra sự cân bằng phù hợp giữa những lời phê bình đúng đắn và một cách tiếp cận tích cực để cải thiện. Sử dụng các công cụ như Tỷ lệ Losada hoặc Ma trận phản hồi để thực hiện điều này một cách đúng đắn.


Hãy nhất quán trong phản hồi của bạn. Các phiên phản hồi hàng tuần hoặc hàng tháng sẽ hiệu quả hơn các phiên hàng năm, vì vậy hãy cố gắng thảo luận về hiệu suất thường xuyên. Bằng cách này, các cá nhân có thể cải thiện từng bước, điều này sẽ nâng cao hiệu suất và năng suất của toàn bộ nhóm.


Ngoài ra, hãy sử dụng khả năng phán đoán tốt và nhạy bén khi đưa ra phản hồi. Luôn giải quyết các vấn đề về hiệu suất một cách riêng tư, nhưng khen ngợi công khai để thể hiện sự đánh giá cao của bạn đối với công việc đã hoàn thành tốt và để truyền cảm hứng cho những người khác.


Khám phá mức độ phản hồi của bạn với câu đố tương tác của chúng tôi, "Phản hồi của bạn tốt như thế nào?"


7. Ủy quyền

Những nhà quản lý giỏi nhất biết rằng họ không thể làm tất cả, đó là lý do tại sao bạn cần biết cách ủy quyền hiệu quả. Ủy quyền, khi được sử dụng một cách thích hợp, sẽ giúp bạn quản lý các nhiệm vụ và trách nhiệm của chính bạn tốt hơn, đồng thời xây dựng nhiều kỹ năng của các thành viên trong nhóm và thúc đẩy sự tự tin của họ.


Để ủy quyền thành công, hãy đảm bảo rằng bạn kết hợp đúng nhiệm vụ với đúng người. Cố gắng ủy thác nhiệm vụ sẽ giúp một ai đó trong nhóm phát triển các kỹ năng mới hoặc phát triển sự nghiệp của họ.


Khi bạn giao một nhiệm vụ, hãy nói với thành viên trong nhóm là người đó sẽ nhận trách nhiệm về kết quả, nhưng đừng nói với anh ta cách thực hiện công việc. Tránh cám dỗ để quản lý vi mô; điều đó sẽ không giúp bạn hoặc anh ta tốt hơn! Thay vào đó, hãy thường xuyên kiểm tra xem anh ấy có cần giúp đỡ hay không, còn nếu không thì hãy để anh ấy tự hoàn thành nhiệm vụ.


8. Luôn linh hoạt

Quản lý không phải là cách tiếp cận "một kích thước phù hợp với tất cả". Các tình huống khác nhau yêu cầu bạn có những tiếp cận khác nhau, và những người quản lý hiệu quả nhất có trực giác khi nào họ cần thay đổi vai trò.


Ví dụ, đôi khi bạn cần trở thành một nhà lãnh đạo truyền cảm hứng cho các thành viên trong nhóm của mình. Vào những lúc khác, họ sẽ cần bạn là người hòa giải, người quan sát hoặc người đàm phán. Đọc các bài viết của chúng tôi về Vai trò quản lý và Lý thuyết Con đường-Mục tiêu của Mintzberg để tìm hiểu thêm về các vai trò khác nhau mà bạn sẽ đảm nhiệm với tư cách là người quản lý và khi nào là tốt nhất để tham gia vào từng vai trò.




Những điểm chính
Nếu bạn là người quản lý mới, bạn có thể có một số trách nhiệm và mục tiêu mới thử thách kỹ năng và sự tự tin của bạn.

Để thành công, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu các trách nhiệm và mục tiêu chính của mình bằng cách xem lại hoặc viết bản mô tả công việc của bạn. Cố gắng tìm một người cố vấn và cam kết học những kỹ năng chính cần thiết để làm việc hiệu quả hơn. Đặt mục tiêu cho nhóm của bạn và đảm bảo rằng bạn theo dõi chúng thường xuyên.

Cuối cùng, hãy nhớ rằng bạn không thể làm mọi thứ một mình. Xác định các nhiệm vụ mà bạn có thể ủy quyền cho các thành viên trong nhóm của mình và tìm hiểu cách chuyển đổi giữa các vai trò khác nhau của bạn với tư cách là người quản lý, tùy theo tình huống cần.

Áp dụng vào cuộc sống của bạn

1. Lập danh sách các chuyên gia trong tổ chức hoặc mạng lưới của bạn, những người bạn muốn trở thành người cố vấn. Sắp xếp thời gian để liên hệ với từng người, để xem liệu họ có muốn giúp bạn hay không.

2. Liệt kê ba kỹ năng bạn cần phát triển để thành công trong vai trò mới và viết kế hoạch xây dựng từng kỹ năng trong vòng sáu tháng tới.

3. Lập danh sách năm nhiệm vụ mà bạn có thể ủy quyền cho ai đó trong nhóm của mình. Bên cạnh đó, hãy viết tên của người phù hợp nhất để đảm nhận và tại sao họ là ứng cử viên tốt nhất. Hãy cam kết ủy thác năm nhiệm vụ này trong tháng tới.

4 views0 comments