top of page

Hỗ trợ thành viên của bạn



Giúp các thành viên trong nhóm đạt được thành tích


Hãy tưởng tượng rằng bạn đang vội vã đến nơi làm việc, nhưng laptop của bạn mất 20 phút để khởi động vì sự cố cấu hình.


Sau đó, bạn bị nhức mắt vì đèn bàn nhấp nháy, và bạn phải mặc áo khoác trong văn phòng vì hết điều hòa không hoạt động. Bạn chắc chắn cần được giúp đỡ, nhưng các vị trí quản trị chủ chốt trong bộ phận của bạn vẫn còn trống. Và bạn không thể tìm thấy một chiếc ghim bấm ở bất cứ đâu!


Mặc dù đây là một ví dụ cực đoan, nhưng hầu hết chúng ta đều biết việc làm việc mà không có sự hỗ trợ phù hợp có thể gây khó chịu và căng thẳng như thế nào - tức là không có sự trợ giúp, công cụ và nguồn lực mà chúng ta cần để thực hiện công việc một cách hiệu quả.


Nếu bạn đang giữ vai trò quản lý, thì một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của bạn là đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm của bạn có mọi thứ họ cần để làm việc một cách an toàn, thoải mái và hiệu quả. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xét những gì bạn có thể làm để biến điều đó thành hiện thực....


Tầm quan trọng của việc hỗ trợ tốt

Tất cả chúng ta đều cần những "công cụ" thích hợp để thực hiện công việc của mình. Những công cụ này có thể là những đồ vật, chẳng hạn như máy tính, một chiếc ghế thoải mái, điện thoại di động, đèn bàn... Hoặc chúng có thể là những thứ ít hữu hình hơn, chẳng hạn như đào tạo, hỗ trợ từ người quản lý và đồng nghiệp, hoặc luồng thông tin đáng tin cậy. Khi chúng ta không có những công cụ cần thiết để hoàn thành công việc, năng suất của chúng ta sẽ giảm xuống và chúng ta nhanh chóng trở nên thất vọng, tức giận hoặc căng thẳng.


Theo Rodd Wagner và James Harter, các nhà nghiên cứu tại Gallup và là tác giả của cuốn sách năm 2006 "12: Các yếu tố của quản lý vĩ đại", việc cung cấp cho nhân viên của bạn các công cụ, nguồn lực và thiết bị phù hợp là điều quan trọng nhất bạn có thể làm để giữ họ vui vẻ và hiệu quả.


Có nhiều cách để đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm của bạn có được sự hỗ trợ mà họ cần. Có thể thấy nó làm cho công việc dễ dàng hơn, an toàn hơn và thú vị hơn; và nó giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn nhiều.


Tóm lại, tất cả chúng ta đều muốn làm tốt công việc của mình và chúng ta muốn tạo ra sự khác biệt. Khi chúng ta không có các công cụ và sự hỗ trợ phù hợp, chúng ta sẽ không thể làm được những việc có giá trị. Đây là một tình huống khó chịu về mặt cảm xúc.


Khi các thành viên trong nhóm của bạn có đủ nguồn lực cần thiết để thực hiện tốt công việc của mình, đây là dấu hiệu của sự ủng hộ và tin tưởng không chỉ từ bạn mà còn từ toàn bộ tổ chức. Đây là một động lực quan trọng!


Lưu ý:
Hãy nhớ rằng khi bạn cung cấp hỗ trợ cho các thành viên trong nhóm, bạn đang tạo điều kiện cho họ thực hiện công việc của bạn; không phải là của họ. Các bài viết của chúng tôi về Giúp mọi người chịu trách nhiệm và đối phó với hiệu suất làm việc kém, khám phá các chiến lược mà bạn có thể sử dụng nếu mọi người không làm việc hết khả năng của mình.

Cung cấp sự hỗ trợ phù hợp

Vì vậy, làm thế nào để bạn đảm bảo rằng nhân viên của bạn có mọi thứ họ cần để làm việc hiệu quả? Thực hiện theo sáu bước được nêu dưới đây để trang bị cho nhóm của bạn.


Bước 1: Hỏi

Nói chuyện là một điều hiển nhiên, nhưng một trong những cách tốt nhất để tìm ra những gì các thành viên trong nhóm của bạn cần là hỏi họ. Họ sẽ có thể cho bạn biết ngay lập tức những gì đang diễn ra và những gì không.


Đôi khi, đặt những câu hỏi cụ thể có thể giúp bạn xác định các công cụ và tài nguyên mà các thành viên trong nhóm của bạn cần. Hãy thử hỏi những điều sau:


1. Bạn cảm thấy thất vọng điều gì nhất trong công việc là gì?

2. Bạn có các công cụ cần thiết để thực hiện công việc của mình không?

3. Bạn có thường xuyên phải gọi điện hoặc tìm kiếm thông tin quan trọng trên mạng?

4. Bạn có thể dễ dàng liên hệ với các thành viên khác trong nhóm không?

5. Các thông tin trong nhóm hoặc nội bộ có hiệu quả không?

6. Có bất kỳ phần nào hoặc quy trình nào khiến công việc không hiệu quả không?

7. Bạn đã được đào tạo kỹ năng cần thiết để làm tốt công việc của mình chưa?

8. Việc đào tạo bổ sung có cải thiện công việc hay làm cho nó hiệu quả hơn không?

9. Điều gì khiến bạn căng thẳng nhất trong ngày?

Bạn có thể nói điều này trực tiếp, qua e-mail, hoặc thông qua một cuộc khảo sát sự hài lòng của nhân viên.


Bước 2: Giám sát công việc một cách hiệu quả

Bạn đã theo dõi sát sao công việc của nhóm mình? Một cách đơn giản mà bạn có thể cung cấp sự hỗ trợ là tiếp tục tham gia vào các nhiệm vụ và dự án của nhóm bạn. Những nhà lãnh đạo gần gũi với nhân viên được tin tưởng hơn những người ở xa, hoặc khó tiếp cận.


Một trong những cách tốt nhất để giám sát công việc của nhóm là thực hành Quản lý bằng cách đi "dạo" (MBWA). Điều này mang lại cho bạn cơ hội mỗi ngày để hiện diện, giao tiếp với nhóm của bạn và cung cấp cho mọi người thông tin họ cần để làm việc hiệu quả.


Mặc dù bạn luôn cần cập nhật công việc của nhóm, nhưng hãy tránh quản lý vi mô các thành viên trong nhóm. Nếu bạn theo dõi họ quá thường xuyên hoặc quá tham gia vào công việc của họ, bạn sẽ khiến họ cảm thấy căng thẳng và bực bội. Tìm sự cân bằng phù hợp bằng cách kiểm tra thường xuyên, thể hiện sự quan tâm chân thành đến những gì họ đang làm và sau đó tin tưởng họ sẽ làm tốt công việc của mình.


Một khía cạnh quan trọng khác của hỗ trợ là cung cấp phản hồi thường xuyên và hiệu quả. Điều này cung cấp cho nhân viên của bạn thông tin mà họ cần để cải thiện và phát triển. Nếu họ không nhận được phản hồi, họ có thể bắt đầu nghĩ rằng bạn không quan tâm hoặc bạn không chú ý. Tệ nhất, họ sẽ cảm thấy như thể công việc của họ không quan trọng.


Bước 3: Cung cấp hỗ trợ quản lý

Các thành viên trong nhóm của bạn cũng cần hỗ trợ từ bạn với tư cách là người quản lý.


Trước tiên, hãy đảm bảo rằng họ biết những gì bạn mong đợi từ họ. Đảm bảo rằng bạn đã mô tả công việc rõ ràng, sử dụng Quản lý theo mục tiêu, đặt mục tiêu THÔNG MINH và giúp mọi người đi đúng hướng để hoàn thành các mục tiêu đó.


Điều cần thiết là bạn cung cấp sự hỗ trợ bằng cách giao tiếp với các thành viên trong nhóm của mình. Điều này có nghĩa là luôn thông báo cho họ trong các tình huống căng thẳng, đảm bảo rằng họ biết mình đang ở đâu với các dự án lớn và giao tiếp thông qua công việc chung hàng ngày.


Mẹo:
Bạn có thể tìm hiểu mức độ giao tiếp hiện tại của mình cũng như nhận các mẹo cụ thể về cách cải thiện, với bài kiểm tra Kỹ năng giao tiếp của bạn tốt đến mức nào?.


Là người quản lý, bạn nên là người cổ vũ nhiệt tình nhất cho đội của bạn. Làm những gì bạn có thể để hỗ trợ các ý tưởng, quyết định và sáng kiến ​​của nhóm.


Các thành viên trong nhóm của bạn cũng cần biết rằng bạn hào hứng với những gì họ đang làm và bạn sẽ ủng hộ những nỗ lực của họ. Nói "cảm ơn" và khen thưởng thích đáng cho nhóm của bạn là một cách quan trọng để khuyến khích.


Cuối cùng, hãy xem quá trình đào tạo và cải thiện kỹ năng của các thành viên trong nhóm. Họ có kiến ​​thức cần thiết để thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả không? Nếu bạn không chắc chắn, hãy thực hiện Đánh giá nhu cầu đào tạo để tìm hiểu xem họ có được đào tạo đúng thứ mà họ cần hay không.


Bước 4: Xem xét sự An toàn

Thành viên của bạn cần và xứng đáng được hưởng một môi trường làm việc an toàn, lành mạnh. Bạn phải đảm bảo rằng họ vui vẻ và thoải mái để họ có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả.


Đi xung quanh tổ chức hoặc bộ phận của bạn. Đảm bảo rằng không gian sạch sẽ, thoải mái và đầy đủ ánh sáng. Tòa nhà của bạn cũng phải lành mạnh, thông thoáng và lý tưởng nhất là phải có một môi trường làm việc vui vẻ, thoải mái.


Ngoài ra, hãy nhìn vào bàn ghế của các thành viên trong nhóm của bạn. Có ai phàn nàn về sự khó chịu hoặc có vấn đề do căng thẳng thường xuyên không? Nếu vậy, hãy giải quyết những vấn đề này.


Mẹo:
Nhiều quốc gia có các tổ chức về sức khỏe và an toàn, và với tư cách là một nhà quản lý, bạn cần lưu ý điều này. Các liên kết này sẽ giúp bạn tìm hiểu:

Úc - Sức khỏe và An toàn lao động (Chính phủ Úc)
Canada - Trung tâm An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp của Canada
Ấn Độ - Sức khỏe và An toàn nghề nghiệp
Vương quốc Anh - Điều hành Sức khỏe và An toàn
Hoa K- Cơ quan Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp

Bước 5: Cung cấp thiết bị và vật tư

Thiết bị và vật tư của nhóm bạn là những công cụ mà họ cần để thực hiện tốt công việc của mình.


Hãy cố gắng, bất cứ khi nào có thể để cho các thành viên trong nhóm của bạn chọn các công cụ và thiết bị mà họ cần để thực hiện công việc của mình. Việc giao trách nhiệm này không chỉ mang lại cho họ quyền tự chủ mà còn hiệu quả hơn: họ có khả năng biết rõ nhất những công cụ nào họ cần để thực hiện công việc của mình.


Bước 6: Cung cấp hỗ trợ tinh thần

Cũng sẽ có lúc bạn cần hỗ trợ tinh thần cho các thành viên trong nhóm của mình. Đôi khi họ chỉ cần một người quản lý lắng nghe; khi khác, họ có thể cần bạn giúp họ giải quyết vấn đề cá nhân hoặc thậm chí đưa ra lời khuyên.


Rốt cuộc, tất cả chúng ta đều có cuộc sống bên ngoài nơi làm việc, và những điều tồi tệ có thể xảy ra trong cuộc sống đó. Đôi khi bạn có thể phải thể hiện "tình yêu cứng rắn", nhưng bạn cũng cần giúp đỡ mọi người khi họ đang thực sự trải qua những giai đoạn khó khăn.


Hãy đảm bảo rằng bạn thể hiện sự quan tâm thích đáng đến cuộc sống gia đình của mọi người, để bạn biết những gì đang xảy ra với họ.


Và hãy đảm bảo rằng bạn biết cách lắng nghe người khác khi họ tiếp cận bạn: sử dụng kỹ thuật lắng nghe tích cực và lắng nghe thấu cảm bất cứ khi nào có ai nhờ giúp đỡ. Hãy nhớ rằng thành viên của bạn sẽ không tìm đến bạn để hỗ trợ tinh thần nếu họ không tin tưởng bạn. Hãy tôn vinh sự tin tưởng đó bằng cách ở bên họ khi họ cần bạn!


Những điểm chính
Một trong những vai trò quan trọng nhất mà bạn có với tư cách là người quản lý là đảm bảo rằng nhân viên của bạn có sự hỗ trợ, công cụ và nguồn lực mà họ cần để thực hiện công việc của mình. Nếu họ có mọi thứ họ cần, họ sẽ hạnh phúc hơn và làm việc hiệu quả hơn, và cũng bớt căng thẳng hơn.

Thực hiện sáu bước sau để cung cấp hỗ trợ phù hợp cho nhóm của bạn:

1. Hỏi.
2. Giám sát công việc một cách hiệu quả.
3. Cung cấp hỗ trợ quản lý.
4. Xem xét sự an toàn.
5. Cung cấp thiết bị và vật tư.
6. Cung cấp hỗ trợ tinh thần.

16 views0 comments
bottom of page